Wij toetsen jullie schoonmaak
Onze kwaliteitscontroles
Ingenion biedt stichtingen onafhankelijke VSR-schoonmaakcontroles
De schoonmaak is opnieuw aanbesteed en een contract met zorgvuldig opgestelde werkprogramma's is getekend. Afgerond en geen omkijken meer naar. Daar denken wij anders over. Het waarborgen van de schoonmaakkwaliteit vinden wij essentieel. Het is belangrijk dat leerlingen en hun leraren in schone ruimtes kunnen werken, spelen en leren. Wij bieden gecertificeerde VSR-schoonmaakcontroles om de kwaliteit te waarborgen en bij te sturen waar nodig. Zoals je van ons gewend bent zorgen wij voor een terugkoppeling met bijbehorend advies naar alle betrokken partijen. Op die manier heb jij er écht geen omkijken meer naar.
Een onhankelijke controle
Om de kwaliteit van de schoonmaak betrouwbaar en onafhankelijk te meten, voeren we een onafhankelijke VSR-schoonmaakcontrole uit. Tijdens een controle wordt getoetst of het resultaat in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden en of deze conform het werkprogramma en op de juiste wijze zijn uitgevoerd. Daarnaast wordt gevraagd naar de schoonmaakbeleving van de school. Tezamen vormt dit een goed beeld van de algehele kwaliteit van de schoonmaak. Deze controles vinden gedurende het schooljaar naar behoefte plaats op iedere school van de betreffende stichting.
Kwaliteit en beleving
Tijdens de VSR-controle ligt de nadruk op de onderdelen beleving en kwaliteit. De beleving wordt getoetst aan de hand van een beknopt gesprek met de contactpersoon van de locatie. De kwaliteit wordt aan de hand van een fysieke controle gemeten. Bij een controle wordt er onderscheid gemaakt tussen vier ruimtesoorten, te weten: lokalen, sanitair, verkeersruimtes en kantoorruimtes. Een controle neemt gemiddeld drie kwartier in beslag. Aan de hand van het aantal leerlingen wordt het aantal te controleren ruimtes per ruimtesoort (steekproefgrootte) bepaald. Worden er meer fouten gemaakt dan het vooraf vastgestelde maximum aantal toegestane fouten in een ruimte dan wordt een ruimte gekenmerkt als “afgekeurd”. Op het moment dat er twee of meer ruimtesoorten worden afgekeurd wordt de kwaliteit van de schoonmaak van de locatie als onvoldoende aangemerkt. In een dergelijk geval vindt er circa vier weken later een hercontrole plaats.
Malus
Wij adviseren onze opdrachtgevers altijd om de schoonmaakcontroles op te nemen in de overeenkomst met de schoonmaakleverancier en daarin ook de hoogte van een eventuele malus vast te leggen. Bij het constateren van onvoldoende kwaliteit kan dan door de opdrachtgever een malus op de maandfactuur worden ingesteld. Of de malus wordt toegepast is aan de opdrachtgever zelf, zij is hiertoe niet verplicht.
Kosten
Indien de schoonmaakcontroles zijn opgenomen in het contract dat jullie hebben met de schoonmaakleveranciers dan zullen wij de kosten voor de controles en hercontroles rechtstreeks in rekening brengen bij de schoonmaakleverancier. Heb je geen schoonmaakcontroles in jullie overeenkomst staan, maar wil je wel graag controles uit laten voeren? Geen probleem, we vinden samen een oplossing!
Onze controleurs en inspecteurs
De werkzaamheden
- Voorbereiding
We stellen een planning op voor het gehele schooljaar, waarbij iedere school twee keer aan bod komt (of naar behoefte). De schoollocaties worden ruim van te voren geïnformeerd. De schoonmaakleverancier informeren we maximaal 24 uur van te voren en bieden we de gelegenheid om bij de controle aanwezig te zijn.
- De controle
We starten met een gesprek met ons contactpersoon van de betrokken school. Op die manier krijgen we inzicht in de beleving van de schoonmaak. Dan controleren we alle ruimtes aan de hand van de steekproefmethode. We zullen al direct onze eerste bevindingen met jou delen.
- Rapportage
Na afloop stellen we een rapport op waarin zowel de belevings- als de kwaliteitscontrole terugkomt. Dit rapport ontvangt de school, maar ook de schoonmaakleverancier. Indien er een hercontrole nodig is dan zullen we deze direct inplannen.
- Nazorg
Jaarlijks ontvangt de stichting een eindrapportage met daarin alle bevindingen en resultaten per stichting.
“Begeleid door Ingenion bij diverse aanbestedingen: Zeer tevreden over de ondersteuning en expertise van Ingenion.”
D. Verhoeve – Stichting Keender
“De prettige en directe no-nonsense aanpak is bij ons in goede aarde gevallen. De Groeiling is enthousiast over de gehanteerde aanpak en de behaalde resultaten. Ook het feit dat Ingenion openstaat voor overdracht van haar eigen inkoopkennis aan onze organisatie, maakt dat we grote stappen zetten om zelfstandig inkooptrajecten uit te voeren.”
T. Streng – De Groeiling
“Als individuele school hebben wij in korte tijd zeer goede resultaten behaald tegen een bescheiden tarief. Dit maakt het abonnement bij Ingenion meer dan waard.”
J.W. Stegeman – SBO De Welle
“We hebben onvoldoende expertise in huis om contracten volledig en juist uit te nutten en daarom maken we graag gebruik van contractbeheer door Ingenion.”
R. Dwars – Stichting Brigantijn
“Ingenion heeft ons onder andere bij de aanbesteding Schoonmaak geholpen om het deel van de schoonmaakdienstverlening in eigen beheer goed te laten integreren met het uitbestede deel. Hierdoor is continuïteit geborgd. Mede dankzij de door Ingenion uitgevoerde inkoopscan en bijbehorende inkoopkalender hebben we grip op inkoop. Daarmee voldoet SKOLO aan bepalingen uit Aanbestedingswet.”
R. Everink – SKOLO
“Ze weten wat ze aan het doen zijn, de communicatie is snel en prettig. De lijnen zijn kort, wat voor mij heel fijn is. Je kan ingewikkelde vragen prima bij ze neerleggen, je krijgt hier dan ook snel reactie op.”
M. Morsink – SCOT
“Toen eenmaal besloten was de administratieve systemen aan te besteden zagen wij erg tegen dit traject op. Gelukkig werden wij gewezen op het bestaan van het bedrijf Ingenion en de begeleiding van Chris Sanderman. Bij een aanbestedingstraject komt veel kijken, maar Chris heeft ons met zijn kennis en rust op het rechte pad gehouden en behoedde ons voor het inslaan van zijpaden . Uiteindelijk hebben naar aanleiding van het succesvol afronden van het aanbestedingstraject ook besloten het implementatietraject door Chris te laten begeleiden. Ook nu houdt hij voor ons de vinger aan de pols, legt afspraken vast en verzorgt de communicatie naar de leveranciers. Zijn manier van werken is vlot en gedegen, waarbij afspraak een afspraak is.”
P. Belt – PROOLeiden-Leiderdorp
“Met de Europese aanbesteding voor meubilair hebben we als stichting de mogelijkheid gekregen om de komende jaren ons meubilair te vervangen op onze scholen, waarbij er voldoende keuzemogelijkheden zijn, maar ook de uitwisselbaarheid kan worden gerealiseerd. De vindingrijkheid van Ingenion heeft hier in belangrijke mate aan bijgedragen.”
R. Egberink – Stichting KOE
''Het aanbestedingsproces kan best juridisch ingewikkeld zijn, maar we willen het graag goed doorlopen. Ingenion ondersteunt ons hierbij op een professionele en laagdrempelige manier.''
M. Keur – Stichting Konot
